Zarządzanie gastronomią poprzez koszty

Masz wrażenie, że pieniądze przepływają Ci między palcami, a na koniec miesiąca Twoja kasa świeci pustkami? To najwyższy moment, żeby nauczyć się ograniczenia kosztów, co jest szczególnie ważne w gastronomii, gdzie ich katalog jest całkiem szeroki. Zobacz, z jakimi wydatkami przyjdzie Ci się zmierzyć i w jaki sposób możesz je zoptymalizować.

Zarządzanie gastronomią a koszty

Aby wygenerować przychód musisz ponieść określone nakłady. To dość oczywiste, choć nadal wielu przedsiębiorców bagatelizuje tę kwestię i nie przywiązuje dużej wagi do bieżącego nadzorowania wypływu środków z firmy. Często dochodzi do sytuacji, kiedy sami nie wiedzą, ile miesięcznie wydają i co pochłania największą część budżetu. W konsekwencji taki brak wiedzy może prowadzić do przykrych następstw.

zarządzanie restauracją

Jeśli chcesz zapanować nad swoimi zobowiązaniami, warto zacząć od ich drobiazgowego zidentyfikowania. W branży gastronomicznej wyróżnia się 3 główne grupy kosztów. Są to koszty produktów, personelu oraz koszty operacyjne. W poszczególnych kategoriach można zdefiniować również koszty stałe i zmienne. 

Wszystkie składają się na koszty całkowite generowane przez Twoją działalność. Istotne jest, abyś regularnie weryfikował ich stan. Pomocnym narzędziem mogą być proste tabele w Excelu, gdzie w rozbiciu na poszczególne miesiące możesz rozpisać wszystkie koszty. To pozwoli Ci mieć pełny nadzór nad przepływami finansowymi w firmie. Takie rozwiązanie umożliwi Ci również przeprowadzenie porównania z poprzednimi okresami, dzięki czemu będziesz wiedział, jak poszczególne kategorie zmieniają się w czasie (np. które wydatki wzrosły, które się zmniejszyły).

Koszty w gastronomii, czyli wszystko, co musisz wiedzieć

Zobacz, jakie kategorie płatności mieszczą się w danych grupach i sprawdź, czy występują również u Ciebie. 

1. Koszty produktów 

koszty produktów

Żaden biznes gastronomiczny nie będzie funkcjonował bez surowców. To one stanowią gros wydatków ponoszonych w każdym miesiącu. Ich zakres będziesz uzależniony od charakteru biznesu, który prowadzisz. 

Warto wyliczyć, z jakimi kwotami możesz mieć do czynienia. W tym celu skorzystaj z następującego wzoru:

koszt produktów= (wstępna inwentaryzacja netto + koszt zakupionych produktów netto) – końcowa inwentaryzacja netto/przychód netto x 100

Jak ograniczyć koszty produktów?

  • Jest kilka skutecznych metod, dzięki którym Twoje opłaty za artykuły spożywcze znacznie spadną, a zarządzanie gastronomią będzie łatwiejsze. Po pierwsze, przeanalizuj swoich dostawców. Zwróć uwagę, czy możesz wynegocjować korzystniejsze warunki dostaw (np. dłuższy termin płatności, rabaty). Jeśli nie będziesz to możliwe, to postaraj się poszukać nowych podmiotów, które będą dostarczały Ci niezbędny asortyment. Może należy pomyśleć o tym, czy nie opłaca się wstąpić do grupy zakupowej, gdzie poza szeroką ofertą dostawców masz możliwość również uzyskania atrakcyjnego rabatu.
  • Po drugie, przyjrzyj się swoim zamówieniom i polityce magazynowej. Zobacz, czy nie robisz zamówień na wyrost, co sprawia, że sporo towaru wyrzucasz. Ponadto kluczowe znaczenie często ma odpowiednie przechowywanie żywności. Uczul na to swoich pracowników. Jeśli chcesz zredukować sumy przeznaczane na surowce stosuj dobrze znaną zasadę FEFO, czyli produkty ze zbliżającym się terminem przydatności w pierwszej kolejności powinny wychodzić z magazynu.
  • Po trzecie, miej na względzie konieczność dokonywania regularnych inwentaryzacji. To pozwoli Ci lepiej zatowarować swoją placówkę gastronomiczną. 
  • Po czwarte, nie zapomnij o dokładnym przeanalizowaniu menu i przeliczeniu, które potrawy generuje zysk, a które nie sprzedają się tak dobrze. Zastanów się, z czego to może wynikać i co możesz poprawić. Takich analiz dokonuj regularnie. 
  • Po piąte, opracuj szczegółowe receptury konkretnych dań i kontroluj ich wykonanie. Nadprogramowe porcje lub zbyt duża ilość określonych dań, to znaczny wzrost kosztów. 
  • Po szóste, staraj się maksymalnie wykorzystać każdy produkt i przetwarzaj go na różne sposoby. Pomyśl także o wprowadzeniu bardziej sezonowych artykułów, co także powinno wpłynąć na mniejsze rachunki. 
Zarządzanie gastronomią poprzez koszty

2. Koszty personelu

Prowadzisz restaurację? Masz bistro lub mały catering? Trudno w takiej sytuacji wyobrazić sobie działalność w pojedynkę. Musisz mieć ekipę. Im bardziej rozbudowaną, tym większe kwoty będziesz wykładał na ten cel a zarządzanie gastronomią będzie trudniejsze. Na koszty osób zatrudnionych składają się nie tylko same pensje, ale również premie, prowizje od sprzedaży, nadgodziny czy podwyżki. 

Jak ograniczyć koszty załogi?

Dobrze ułóż plan pracy bez tego zarządzanie gastronomią będzie karkołomnym zadaniem. Bez porządnego i zrobionego z głową grafiku, nici z oszczędności. Przemyśl, ile osób potrzebujesz każdego dnia. Zastanów się, w których godzinach należy zwiększyć obsadę, a kiedy z powodzeniem poradzi sobie mniejszy zespól. 

Kolejna sprawa to umowy. Może masz możliwość zredukowania czasu pracy w przypadku niektórych stanowisk lub zatrudnić mniejszą kadrę, a posiłkować się dodatkowo pracownikami sezonowymi. Zweryfikuj także możliwości uzyskania dofinansowania do wynagrodzeń czy składek ubezpieczeniowych personelu. 

Miej na uwadze także to, aby przeszkolić pracowników z obowiązków na innym stanowisku pracy, dzięki czemu nie będziesz musiał zwiększać zatrudnienia.


Przeczytaj także – Badania Danych Odpadowych – nowy obowiązek przedsiębiorców prowadzących cateringi dietetyczne


3. Koszty operacyjne

To zazwyczaj wszystkie pozostałe zobowiązania. W tym obszarze można wskazać takie opłaty jak czynsz, media, środki czystości i środki higieniczne, materiały biurowe, sumy przeznaczane na licencje/koncesje/zezwolenia. Z reguły stanowią najmniejszą grupę kosztów, ale i tu można pokusić się o ich zminimalizowanie.

Jak ograniczyć koszty operacyjne?

Zarządzanie gastronomią poprzez koszty to nie tylko koszty koszty produktów i personelu. Dużą częścią są również koszty operacyjne. W tej sekcji kluczową rolę odgrywa edukacja. Staraj się uczyć pracowników racjonalnego gospodarowania. Nawet tak prozaiczna rzecz jak wyłączanie światła w pomieszczeniu, gdzie nikt nie pracuje, umożliwi Ci obniżenie rachunków. Zmniejszenie zużycia energii, wody czy gazu, to więcej pieniędzy w Twoim portfelu. Regularnie przypominaj o tym swoim podwładnym. Pokuś się o zmniejszenie ciśnienia wody w kranach, namaczaj talerze przed wstawieniem do zmywarki, a samo urządzenie włączaj wtedy, kiedy jest pełne. 

Sprawdź, czy nie powinieneś zmienić dostawców mediów, co także może pozytywnie wpłynąć na budżet Twojej firmy. 

Drugim działaniem, które możesz wdrożyć jest zastosowanie energooszczędnego sprzętu. Wybieraj urządzenia o niskim poborze mocy, zainstaluj oświetlenie typu LED. Minimalizuj również ilość wytwarzanych odpadów i monitoruj zużycie środków czystości. Jeśli będzie zbyt duże, to zdecydowanie trzeba się temu bliżej przyjrzeć. 

Warto nauczyć się właściwego zarządzania kosztami, bo to znacznie poprawi wyniki Twojej działalności. Dobrze jest też określić strukturę poszczególnych wydatków w kosztach całkowitych firmy. Po zakończeniu konkretnego miesiąca wybierz dany koszt (np. wynagrodzenia), podziel go przez koszty całkowite i pomnóż przez 100%. 

Przykład:

wynagrodzenia/koszty całkowite x 100%

Dzięki temu prostemu wzorowi będziesz mógł bez problemu wskazać tę grupę, która pochłania najwięcej. I właśnie te należy mieć na oku. 

Podsumowanie 

Zarządzanie gastronomią wymaga panowania nad budżetem i ograniczania wydawanych kwot. Bez tego Twój biznes nie spełni swojej roli, czyli nie będzie przynosił zysków. Dlatego dokładnie spisz wszystkie swoje płatności. Podziel je na odpowiednie kategorie i na bieżąco monitoruj. Szukaj oszczędności tam, gdzie jest to możliwe. Jednak pamiętaj o tym, aby nie odbywało się to kosztem załogi lub klientów.

Może Ci się również spodoba

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *